Polityka prywatności

1. Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych w rozumieniu art. 4 pkt 7 RODO jest Adw. Mateusz Bartkiewicz, prowadzący działalność gospodarczą pod firmą Kancelaria Mateusz Bartkiewicz i Adwokaci, z siedzibą przy al. J. Ch. Szucha 2/4 lok. 50, 00-582 Warszawa, NIP: 5222788801, operator serwisu internetowego resi.legal (dalej: „Administrator” lub „Kancelaria”).

Z Administratorem można się skontaktować:

• pocztą elektroniczną: biuro@bartkiewicz.legal;
• telefonicznie: +48 790 213 032;
• listownie: al. J. Ch. Szucha 2/4 lok. 50, 00-582 Warszawa.

Ze względu na skalę i charakter prowadzonej działalności Administrator nie ma obowiązku wyznaczenia Inspektora Ochrony Danych. We wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz realizacji przysługujących Państwu praw prosimy o kontakt bezpośrednio z Administratorem, danymi wskazanymi powyżej.

Dane osobowe są pozyskiwane i przetwarzane w sposób oraz na zasadach określonych w niniejszej Polityce.

2. Postanowienia ogólne

Administrator przywiązuje szczególną wagę do ochrony prywatności osób odwiedzających serwis RESI.LEGAL oraz Klientów korzystających z usług prawnych świadczonych przez Kancelarię. Przetwarzanie danych osobowych odbywa się zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. („RODO”), ustawą o ochronie danych osobowych oraz innymi właściwymi przepisami, w tym przepisami regulującymi wykonywanie zawodu adwokata.

Administrator jako adwokat jest związany tajemnicą zawodową (adwokacką), o której mowa w art. 6 ustawy Prawo o adwokaturze. Tajemnica ta obejmuje wszystko, o czym Administrator dowiedział się w związku ze świadczeniem pomocy prawnej, i stanowi dodatkową, niezależną od RODO gwarancję ochrony informacji przekazywanych przez Klientów.

Przy realizacji usług Administrator korzysta z podmiotów przetwarzających dane w jego imieniu (art. 4 pkt 8 RODO), w szczególności dostawców rozwiązań informatycznych, hostingowych, księgowych oraz narzędzi do komunikacji marketingowej. Podmioty te przetwarzają dane wyłącznie na udokumentowane polecenie Administratora i na podstawie zawartych z nimi umów powierzenia przetwarzania danych osobowych.

3. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych

Dane osobowe mogą być przetwarzane w następujących celach:

• kontakt za pośrednictwem formularza, infolinii lub poczty elektronicznej — w celu udzielenia odpowiedzi na zapytanie oraz podjęcia działań poprzedzających zawarcie umowy, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b oraz lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora w postaci obsługi korespondencji);
• zawarcie i wykonanie umowy o świadczenie usług prawnych w ramach pakietu abonamentowego (Podstawowy / Standard / Premium) lub usługi indywidualnie wycenionej, w tym rozliczenia i obsługa reklamacji — na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO;
• weryfikacja umocowania osób działających w imieniu Klienta (np. członków zarządu wspólnoty lub spółdzielni mieszkaniowej) — na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b i lit. c RODO;
• wypełnienie obowiązków prawnych ciążących na Administratorze, w szczególności wynikających z przepisów o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (Administrator jako adwokat jest instytucją obowiązaną w rozumieniu tej ustawy), przepisów podatkowych, ustawy o rachunkowości oraz przepisów o wykonywaniu zawodu adwokata — na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO;
• ustalenie, dochodzenie lub obrona przed roszczeniami, prowadzenie statystyk i analiz wewnętrznych, archiwizacja dokumentacji oraz zapewnienie bezpieczeństwa serwisu — na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO);
• działania marketingowe, w tym wysyłka newslettera — wyłącznie na podstawie odrębnie udzielonej, dobrowolnej zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), którą można wycofać w każdym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem;
• analiza statystyczna ruchu na stronie internetowej (np. za pomocą narzędzi analitycznych typu Google Analytics) — na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora, jakim jest rozwój i optymalizacja serwisu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), a w zakresie, w jakim wymaga tego prawo telekomunikacyjne — na podstawie zgody wyrażonej poprzez ustawienia zgód cookies.

4. Okres przetwarzania danych

Dane osobowe przetwarzane są przez okres niezbędny do realizacji celu, w jakim zostały zebrane, a w szczególności:

• dane związane z zawarciem i wykonaniem umowy o świadczenie usług prawnych — przez czas trwania współpracy, a po jej zakończeniu przez okres przedawnienia ewentualnych roszczeń oraz przez okres wynikający z obowiązków dokumentacyjnych adwokata;
• dane wynikające z dokumentów księgowych i podatkowych — przez okres wymagany przepisami prawa (co do zasady 5 lat, licząc od końca roku podatkowego, w którym powstał obowiązek podatkowy);
• dane przetwarzane na podstawie zgody (np. newsletter) — do czasu jej wycofania;
• dane z formularza kontaktowego niezakończone zawarciem umowy — przez okres niezbędny do udzielenia odpowiedzi i rozpatrzenia sprawy, nie dłużej niż przez 12 miesięcy od ostatniego kontaktu;
• dane zbierane w plikach cookies — przez okres wskazany w rozdziale 10 niniejszej Polityki.

Po upływie okresu przetwarzania dane są usuwane lub anonimizowane w sposób uniemożliwiający identyfikację osoby, której dotyczą.

5. Odbiorcy danych osobowych

Dane osobowe mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców, w zakresie niezbędnym do realizacji celów wskazanych w Polityce:

• podmiotom świadczącym usługi informatyczne, programistyczne i hostingowe na rzecz serwisu RESI.LEGAL;
• dostawcy narzędzia do wysyłki newslettera i komunikacji marketingowej;
• dostawcom narzędzi analitycznych (w tym Google Analytics) — zgodnie z rozdziałem 6 i 10 Polityki;
• podmiotom świadczącym na rzecz Administratora usługi księgowe, podatkowe i doradcze;
• bankom i operatorom płatności — w zakresie niezbędnym do obsługi rozliczeń;
• współpracownikom i podwykonawcom Kancelarii (np. innym prawnikom, tłumaczom) zaangażowanym w realizację usługi, związanym obowiązkiem zachowania poufności lub tajemnicą zawodową;
• sądom, organom administracji publicznej oraz innym podmiotom uprawnionym do otrzymania danych na podstawie przepisów prawa, w szczególności w związku ze świadczeniem pomocy prawnej.

Administrator nie sprzedaje danych osobowych ani nie udostępnia ich podmiotom trzecim w celach innych niż wskazane w niniejszej Polityce, chyba że obowiązek taki wynika z przepisów prawa.

6. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

W związku z korzystaniem z narzędzi dostarczanych przez podmioty spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego (w szczególności Google w ramach usługi Google Analytics oraz dostawców narzędzi mailingowych), dane osobowe mogą być przekazywane do państw trzecich, w tym do Stanów Zjednoczonych. Przekazanie takie odbywa się na podstawie decyzji wykonawczej Komisji Europejskiej (UE) 2023/1795 z dnia 10 lipca 2023 r., stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony danych osobowych w ramach programu EU-U.S. Data Privacy Framework, lub — w braku takiej decyzji — na podstawie standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską, zapewniających odpowiedni poziom ochrony danych osobowych.

7. Prawa osób, których dane dotyczą

W związku z przetwarzaniem danych osobowych przysługują Państwu następujące prawa:

• prawo dostępu do danych — w tym uzyskania informacji o przetwarzaniu oraz kopii danych;
• prawo do sprostowania danych, jeżeli są nieprawidłowe lub niekompletne;
• prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”), w zakresie przewidzianym przepisami prawa;
• prawo do ograniczenia przetwarzania danych;
• prawo do przenoszenia danych — w zakresie, w jakim dane są przetwarzane w sposób zautomatyzowany na podstawie zgody lub umowy;
• prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora, w tym wobec przetwarzania na potrzeby marketingu bezpośredniego;
• prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem;
• prawo do niepodlegania decyzji opierającej się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, wywołującej skutki prawne;
• prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (adres: ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).

W celu realizacji powyższych praw prosimy o kontakt z Administratorem na dane wskazane w rozdziale 1 Polityki.

8. Sposób i termin realizacji żądań

Informacji udzielamy w formie, w jakiej zostało złożone żądanie, chyba że wskażą Państwo inną preferowaną formę komunikacji. Na żądanie realizujemy je niezwłocznie, co do zasady w terminie miesiąca od jego otrzymania. W przypadkach szczególnie skomplikowanych termin ten może zostać przedłużony o kolejne dwa miesiące, o czym zostaną Państwo poinformowani wraz z podaniem przyczyny opóźnienia, w terminie miesiąca od otrzymania żądania.

9. Bezpieczeństwo danych osobowych

Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne zapewniające bezpieczeństwo przetwarzanych danych osobowych, adekwatne do zidentyfikowanego ryzyka naruszenia praw lub wolności osób fizycznych, w tym:

• ograniczenie dostępu do danych wyłącznie do osób upoważnionych, zobowiązanych do zachowania poufności oraz tajemnicy zawodowej;
• szyfrowanie transmisji danych (protokół SSL/TLS) w komunikacji z serwisem RESI.LEGAL;
• stosowanie zabezpieczeń systemów informatycznych oraz mechanizmów uwierzytelniania dostępu;
• zawieranie umów powierzenia przetwarzania danych z podmiotami przetwarzającymi dane w imieniu Administratora oraz weryfikację stosowanych przez nie zabezpieczeń;
• regularny przegląd i aktualizację stosowanych procedur ochrony danych osobowych.

10. Pliki cookies

Serwis RESI.LEGAL wykorzystuje pliki cookies (tzw. „ciasteczka”), czyli niewielkie pliki tekstowe zapisywane na urządzeniu końcowym Użytkownika, umożliwiające prawidłowe działanie i optymalizację korzystania ze strony internetowej.

10.1. Rodzaje wykorzystywanych plików cookies

• niezbędne — konieczne do prawidłowego funkcjonowania serwisu (np. utrzymanie sesji, obsługa formularzy); ich stosowanie nie wymaga zgody Użytkownika;
• analityczne (statystyczne) — w tym pliki cookies Google Analytics, wykorzystywane do zbierania anonimowych informacji o sposobie korzystania ze strony, co pozwala rozwijać i optymalizować serwis; stosowane wyłącznie za zgodą Użytkownika;
• funkcjonalne — umożliwiające zapamiętanie wybranych przez Użytkownika ustawień oraz personalizację interfejsu.

10.2. Zarządzanie plikami cookies

Zgodę na stosowanie plików cookies innych niż niezbędne Użytkownik wyraża poprzez ustawienia banera cookies wyświetlanego przy pierwszej wizycie w serwisie. Zgodę można w każdej chwili wycofać lub zmienić za pośrednictwem ustawień przeglądarki internetowej lub panelu zarządzania zgodami dostępnego na stronie. Ograniczenie stosowania plików cookies może wpłynąć na niektóre funkcjonalności serwisu.

Szczegółowe informacje o plikach cookies wykorzystywanych przez Google w ramach Google Analytics dostępne są w polityce prywatności Google pod adresem policies.google.com/privacy.

11. Marketing i newsletter

Zapis do newslettera RESI.LEGAL jest całkowicie dobrowolny i następuje po wyrażeniu odrębnej zgody na przetwarzanie danych osobowych (adresu e-mail) w celach marketingowych. Zgodę można wycofać w każdym momencie, klikając link rezygnacji zamieszczony w treści każdej wiadomości lub kontaktując się z Administratorem na dane wskazane w rozdziale 1 Polityki. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

12. Zautomatyzowane przetwarzanie danych

Administrator nie podejmuje wobec osób, których dane dotyczą, decyzji opierających się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu danych osobowych, w tym profilowaniu, wywołujących wobec nich skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nie wpływających.

13. Zmiany Polityki Prywatności

Administrator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszej Polityce, w szczególności w celu zapewnienia jej zgodności z obowiązującymi przepisami prawa oraz dostosowania do zmian w funkcjonowaniu serwisu RESI.LEGAL lub zakresu świadczonych usług. Aktualna wersja Polityki publikowana jest na stronie RESI.LEGAL wraz z datą ostatniej aktualizacji wskazaną na wstępie dokumentu i obowiązuje od chwili jej publikacji.

14. Kontakt

W sprawach związanych z ochroną danych osobowych oraz niniejszą Polityką prosimy o kontakt:

• e-mail: biuro@bartkiewicz.legal
• telefon: +48 790 213 032
• adres korespondencyjny: al. J. Ch. Szucha 2/4 lok. 50, 00-582 Warszawa